Как организовать учет доходов в гостинице?

В системе учета дохода для любой гостиницы или хостела одними из главных являются вопросы расчета с постояльцами. Своевременно и правильно оформленные, они оказывают большое влияние как на результаты деятельности организации, так и на ее репутацию.

Что следует учитывать при расчетах с гостями?

1. Оплата за услуги проживания может быть произведена разными способами – наличными, пластиковой картой, безналичным переводом и даже электронными деньгами.

2. Необходимо предусмотреть возможность бронирования и предоплаты заказа, поскольку в этом случае оплата может поступать различными способами. Например, при бронировании клиент оплатит часть заказа картой, а при заселении оставшуюся часть – наличными деньгами. Также не нужно забывать о договоре, заключаемом с гостем при заселении, в котором будет регламентирован порядок предоставления услуг и ответственность постояльца за сохранность имущества в гостинице.

Организовать учет доходов вы можете:

- в бумажном варианте, что не очень удобно, так как бумаги могут теряться или в силу различных обстоятельств быть оформлены неправильно;

- в электронном варианте, с использованием стандартных (например, офисных word или excel) или специальных (например, 1С) программ. Однако здесь нужны хорошие знания их, причем ошибки в оформлении не исключены;

- прибегнуть к помощи бухгалтера, что довольно затратно, так как ему нужно платить зарплату;

- обратиться к специализированным сервисам интернет-бухгалтерии, которые делают ведение учета достаточно простым, прозрачным и исключают ошибки в оформлении. Один из таких сервисов – интернет-бухгалтерия «Мое дело».

При помощи раздела «Деньги» очень просто вести учет доходов. Достаточно лишь на специальной форме заполнить все необходимые реквизиты о поступлении:

- вид расчета (наличный или безналичный);

- клиент, от которого получен доход;

- сумма поступления;

- дата поступления,

- и доход будет учтен автоматически.

На основании всех занесенных документов автоматически формируются кассовая книга, книга учета доходов и расходов и налоговая отчетность, а также рассчитывается сумма налога по УСН.

При помощи разделов «Договоры» и «Документы» можно создавать необходимые договоры, счета, акты, накладные.